Esta plantilla Excel gratis facilita el control de permisos de localización para producciones y rodajes durante 2026.
Registra solicitudes, responsables, condiciones, tasas, documentación, vigencias y decisiones, y consulta un resumen operativo con alertas y tareas pendientes.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza los datos y el seguimiento de cada autorización de rodaje.
- Ayuda a identificar permisos pendientes, denegados o vencidos.
- Relaciona cada permiso con sus documentos requeridos o recibidos.
- Compara tasas previstas y pagadas para detectar importes pendientes.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura la fecha de control
Abre Instrucciones y actualiza la fecha de control y los días de aviso previo que utilizarán los cálculos de seguimiento.
2. Registra cada permiso
Crea una fila en Permisos por cada autorización diferenciada e introduce el proyecto, la localización, las fechas, el responsable, el estado y la decisión.
3. Añade la documentación
Registra una fila por documento en Documentación y vincúlala con el ID del permiso correspondiente. Indica si es obligatorio, si se recibió, si fue revisado y hasta cuándo es vigente.
4. Revisa alertas y próximos pasos
Consulta Resumen para priorizar decisiones pendientes, documentación incompleta, tasas sin pagar, vencimientos y registros que requieren revisión.
Qué controla esta plantilla de permisos
La plantilla reúne en un único XLSX los datos de cada autorización: proyecto, localización, municipio, entidad autorizante, fechas de rodaje, solicitud, responsable, estado, decisión y referencia del expediente.
También permite registrar condiciones, vigencias y tasas para conservar el contexto operativo de cada permiso.
Seguimiento de solicitudes y aprobaciones
La hoja de permisos incluye la fecha de la última gestión, la próxima acción y su fecha prevista. La decisión puede registrarse como pendiente, aprobada, denegada o no requerida mediante las opciones disponibles.
Los cálculos muestran los días restantes hasta el rodaje y el vencimiento, lo que ayuda a priorizar el seguimiento.
Control de documentación y pagos
Cada documento se vincula a un permiso mediante su ID. Se puede indicar si es obligatorio, cuándo se solicitó y recibió, si fue revisado, su vigencia y su ubicación interna.
El archivo calcula el estado documental y compara la tasa prevista con la pagada para señalar importes pendientes.
Caso práctico de un permiso de rodaje
Una producción registra una autorización para ocupar una vía pública, asigna un responsable y anota la fecha de solicitud, el inicio del rodaje y la próxima gestión. Después incorpora en Documentación la solicitud, el seguro y el plano de ocupación.
Si la decisión continúa pendiente cerca del rodaje o falta documentación obligatoria, el resumen permite localizar la situación y definir la siguiente acción.
Problemas habituales y soluciones
Un ID duplicado, campos básicos vacíos, fechas incoherentes o una decisión sin fecha pueden provocar una indicación de revisión de datos. La solución es corregir el registro señalado antes de utilizar sus resultados.
Ante un permiso vencido, una denegación o un rodaje sin aprobación, la plantilla recomienda revisar la autorización, solicitar una renovación, ajustar fechas o documentar el cierre según corresponda.
Plantilla Excel frente a una hoja vacía
La diferencia principal está en disponer desde el inicio de campos, relaciones y controles preparados para el seguimiento de permisos de localización.
| Criterio | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura | Campos definidos para solicitudes, decisiones, vigencias y tasas | Requiere diseñar los campos desde cero |
| Documentación | Relacionada con cada permiso mediante un ID | Relación manual creada por el usuario |
| Seguimiento | Cálculos de plazos, estados y alertas | Comprobaciones manuales |
| Resumen | Indicadores y gráfico de decisiones | Debe construirse por separado |
Preguntas frecuentes
¿Qué permisos puedo registrar en la plantilla?
Puedes registrar autorizaciones de distintas localizaciones y entidades, incluyendo espacios públicos, propiedades privadas, espacios naturales y otros tipos contemplados en las listas configurables del archivo.
¿Cuántos permisos y documentos admite?
La hoja Permisos dispone de 200 filas de registro y la hoja Documentación de 300 filas, ambas con fórmulas precargadas en sus rangos disponibles.
¿Cómo se relacionan los documentos con cada permiso?
Cada documento incluye un campo ID permiso. Al seleccionar el identificador correspondiente, el archivo puede calcular el estado general de la documentación asociada.
¿La plantilla controla tasas y pagos?
Sí. Permite introducir la tasa prevista y la tasa pagada, calcula el estado del pago y muestra en el resumen los importes previstos, pagados y pendientes.
¿Las alertas sustituyen la aprobación oficial?
No. Las alertas dependen de los datos introducidos y sirven como apoyo al seguimiento. La autorización debe confirmarse formalmente con la entidad competente o la propiedad.
