Esta plantilla Excel gratis permite realizar el seguimiento de material grabado durante la ingesta de una producción audiovisual.
Relaciona cada tarjeta o lote de archivos con su proyecto, jornada, cámara, escena, copias, verificación, destinos y responsable de ingesta.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza el control de tarjetas y lotes de archivos en un único registro.
- Permite revisar por separado la copia principal y la copia de seguridad.
- Ayuda a detectar incidencias, verificaciones pendientes y soportes sin liberar.
- Resume el número de archivos y el volumen registrado por proyecto y jornada.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura las listas
Revisa los proyectos, jornadas, cámaras, tipos de soporte, destinos y responsables disponibles antes de comenzar el registro.
2. Registra cada tarjeta o lote
Crea una fila por unidad recibida e introduce su identificador, fecha, cámara, soporte, escena, rango de archivos, cantidad y tamaño.
3. Actualiza las copias y la verificación
Indica el destino y estado de cada copia, además del método empleado y el resultado de la verificación.
4. Revisa el estado antes de liberar
Consulta el estado operativo y las alertas del resumen. Marca una tarjeta como liberada solo cuando las dos copias estén completadas y la verificación sea correcta.
Control del material desde el rodaje hasta la ingesta
La plantilla reúne los datos necesarios para seguir cada tarjeta o lote recibido: proyecto, jornada, fecha de rodaje, cámara, soporte, escena, primer y último archivo, cantidad y tamaño total.
Este registro facilita la trazabilidad del material durante el trabajo de ingesta.
Seguimiento de copias y destinos
Cada registro dispone de campos independientes para la copia principal y la copia de seguridad. También permite indicar sus destinos y comprobar si están pendientes, en curso, completadas o con error.
Verificación y liberación de tarjetas
La hoja registra el método y el resultado de la verificación, junto con la fecha y el responsable de ingesta. El estado operativo distingue entre Completado, Pendiente de segunda copia, Pendiente de verificación, En copia e Incidencia.
Las alertas ayudan a evitar la liberación de un soporte mientras todavía existan tareas pendientes.
Comparación con una hoja vacía
La siguiente comparación muestra las diferencias prácticas entre utilizar el archivo preparado y empezar con una hoja vacía.
| Criterio | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura de registro | Campos definidos para tarjetas, archivos, copias y verificación | Requiere crear los campos desde cero |
| Estados operativos | Se calculan automáticamente | Deben determinarse manualmente |
| Control de datos | Incluye listas y validaciones | No incluye controles iniciales |
| Resumen | Incluye métricas, filtros y alertas | Debe construirse manualmente |
Caso práctico durante una jornada de rodaje
Al recibir una tarjeta, el responsable crea un identificador de ingesta y registra la cámara, el soporte, las escenas, el rango de archivos y el volumen. Después actualiza la copia principal, la copia de seguridad y la verificación.
Si falta la segunda copia, el sistema muestra Pendiente de segunda copia. Cuando ambas copias están completadas y la verificación es correcta, el registro pasa a Completado y puede revisarse la liberación de la tarjeta.
Problemas habituales y soluciones
Una copia con error o una verificación fallida genera una incidencia. Si las copias han terminado pero la verificación sigue pendiente, el estado lo señala de forma diferenciada.
El resumen también avisa de tarjetas que no constan como liberadas, mientras que las observaciones permiten documentar la causa de cada incidencia. Antes de cerrar una jornada conviene revisar que cada registro tenga responsable, destinos y valores válidos de cantidad y tamaño.
Preguntas frecuentes
¿Qué material se puede registrar en la plantilla?
Se puede registrar una fila por tarjeta, soporte o lote de archivos recibido durante la ingesta, indicando su cámara, escena o bloque, rango de archivos, cantidad y tamaño.
¿La plantilla controla dos copias del material?
Sí. Incluye campos independientes para la copia principal y la copia de seguridad, con sus respectivos destinos y estados.
¿Cómo se calcula el estado operativo?
El estado se calcula según la situación de ambas copias y el resultado de la verificación. Puede mostrar Completado, Pendiente de segunda copia, Pendiente de verificación, En copia o Incidencia.
¿Se puede filtrar el resumen?
Sí. El resumen puede filtrarse por proyecto y jornada para consultar unidades, ingestas completadas, archivos, volumen, verificaciones, incidencias y tarjetas pendientes de liberar.
¿La plantilla sustituye un procedimiento de conservación?
No. Es un control operativo de ingesta y no sustituye los procedimientos internos de conservación, seguridad, entrega o archivo de cada producción.
