Esta plantilla Excel gratis permite organizar el registro de cesiones de imagen por persona y proyecto, manteniendo localizables las condiciones aplicables a fotografías y grabaciones.
Incluye campos para canales autorizados, territorio, vigencia, estado de firma, referencia documental, responsable y última comprobación interna. También calcula el estado de vigencia y señala registros que necesitan revisión.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza las cesiones de imagen asociadas a personas y proyectos.
- Facilita la consulta de canales, territorio, vigencia y estado de firma.
- Ayuda a detectar registros incompletos, vencidos o pendientes de revisión.
- Mantiene localizables la referencia y la ubicación interna del documento.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Registra el proyecto
Añade el código, el nombre, la empresa o marca, la fecha de producción, el responsable y el estado en la hoja Proyectos.
2. Crea una fila para cada cesión
Introduce en Cesiones una fila por persona y proyecto. Si cambian los canales, el territorio o la vigencia, utiliza una fila separada.
3. Completa las condiciones autorizadas
Marca solo los canales incluidos en el documento e indica el territorio, las fechas y si la vigencia es indefinida. Añade el detalle cuando selecciones países concretos.
4. Revisa la documentación y el estado
Registra la firma, la referencia y la ubicación del documento, el responsable y la última comprobación. Después consulta el control operativo y confirma el documento original antes de publicar.
Qué organiza esta plantilla
La plantilla reúne en un mismo archivo la información operativa de las cesiones de imagen: persona, proyecto, tipo de participación, fechas, canales, territorio, firma y documentación. Cada fila representa una combinación homogénea de condiciones.
Control de canales y territorio
El registro diferencia web, redes sociales orgánicas y de pago, prensa, televisión, cine, plataformas audiovisuales, eventos y otros canales. El territorio puede indicarse como España, Unión Europea, mundial o países concretos, con espacio para añadir el detalle correspondiente.
Esta separación ayuda a comprobar el alcance registrado antes de reutilizar imágenes.
Seguimiento de vigencia y firma
Las fechas de inicio y fin, junto con la opción de vigencia indefinida, permiten calcular si una cesión está vigente, próxima a vencer, vencida, pendiente o todavía no ha comenzado. El estado de firma distingue entre pendiente, firmada, rechazada, revocada y no aplicable.
Plantilla Excel frente a una hoja vacía
La siguiente comparación resume las diferencias operativas entre el archivo preparado y una hoja vacía.
| Aspecto | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura | Campos definidos para cesiones y proyectos | Debe diseñarse desde cero |
| Validaciones | Listas y controles de fechas configurados | Sin validaciones iniciales |
| Cálculos | Vigencia y control operativo automáticos | Revisión manual |
| Resumen | Indicadores y gráficos incluidos | Debe construirse manualmente |
Caso práctico en un rodaje
En un rodaje con intérpretes, figuración y personal entrevistado, el equipo puede asignar un código a cada persona y vincularlo al proyecto. Después registra si el documento autoriza web, redes, televisión u otros canales, junto con el territorio y las fechas.
Antes de publicar una pieza, el responsable consulta el estado de vigencia, localiza el documento y verifica su contenido real.
Problemas habituales y soluciones
Si falta la persona o el proyecto, el control solicita completar esos datos. Cuando la firma no figura como firmada, no hay canales autorizados o la vigencia aparece vencida, el registro se muestra como no listo. Si faltan datos documentales o una comprobación reciente, indica que requiere revisión.
Actualizar la fecha de control y atender las filas señaladas ayuda a mantener un seguimiento consistente.
Alcance del control interno
El resultado «LISTA PARA REVISIÓN» significa que los campos mínimos están completos, pero no determina la validez de la cesión ni autoriza por sí mismo una publicación. Siempre debe comprobarse el documento original antes de usar o reutilizar imágenes.
Preguntas frecuentes
¿Qué información permite registrar la plantilla?
Permite registrar la persona, el proyecto, el tipo de participación, la firma, los canales autorizados, el territorio, la vigencia, las condiciones, la referencia documental, la ubicación, el responsable y las observaciones.
¿Cómo se controlan los vencimientos?
La plantilla compara las fechas de vigencia con la fecha de control del resumen y clasifica cada registro como vigente, próximo a vencer, vencido, futuro o pendiente de fechas.
¿Qué significa «LISTA PARA REVISIÓN»?
Indica que los campos mínimos del control operativo están completos, la firma figura como firmada, existen canales informados y la vigencia no aparece vencida. No sustituye la revisión del documento.
¿Puedo registrar varios territorios o periodos para una persona?
Sí. Cuando cambien el territorio, los canales o la vigencia, debe crearse una fila separada para mantener cada conjunto de condiciones claramente identificado.
¿La plantilla confirma que una imagen puede publicarse?
No. La plantilla organiza información y comprobaciones internas, pero antes de publicar es necesario revisar el contenido real del documento de cesión. No proporciona asesoramiento jurídico ni fiscal.
