Esta plantilla Excel gratis permite organizar la disponibilidad de equipo técnico para rodaje por profesional, fecha y turno.
La plantilla cruza puestos, perfiles, habilidades y jornadas para comprobar la cobertura y localizar asignaciones que requieren revisión.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza los puestos, el equipo técnico y la disponibilidad en un mismo libro.
- Comprueba si cada profesional tiene el perfil y las habilidades requeridas.
- Detecta conflictos de asignación, límites de turnos y fechas fuera del proyecto.
- Resume la cobertura válida y los puestos pendientes o con incidencias.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura el proyecto
Completa en Resumen el nombre, las fechas de inicio y fin, el responsable, el objetivo de cobertura y la fecha de revisión.
2. Registra el equipo técnico
Añade cada profesional una sola vez en Equipo e indica su perfil, habilidades, estado y máximo de turnos.
3. Introduce la disponibilidad
Crea una fila por persona, fecha y turno en Disponibilidad, indicando el estado, el horario disponible y, cuando corresponda, la localización de referencia.
4. Asigna y revisa la cobertura
Crea cada puesto en Cobertura, selecciona el ID técnico asignado y revisa los controles de disponibilidad, compatibilidad y conflictos antes de consultar el resultado global.
Planificación de disponibilidad para rodajes
La plantilla relaciona cada puesto requerido con una fecha, un turno, un horario, una localización, un perfil y hasta dos habilidades obligatorias. Así permite organizar la disponibilidad del equipo técnico con criterios comunes durante todo el proyecto.
Control de perfiles, habilidades y jornadas
Al asignar un ID técnico, el libro recupera su nombre y perfil y comprueba la disponibilidad declarada, la compatibilidad del perfil, las habilidades exigidas, los posibles conflictos y el máximo de turnos del proyecto.
Resumen de cobertura e incidencias
El resumen calcula los puestos planificados, asignados, cubiertos, sin asignar y pendientes de revisión. También muestra el porcentaje de cobertura válida y controles sobre duplicados, fechas fuera del proyecto y filas incompletas.
Comparación con una hoja vacía
La siguiente comparación muestra la diferencia operativa entre utilizar el archivo preparado y comenzar con una hoja vacía.
| Criterio | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura | Incluye tablas para puestos, técnicos y disponibilidad | Requiere crear campos y relaciones desde cero |
| Validaciones | Dispone de listas y controles de entrada | Depende de controles creados manualmente |
| Comprobaciones | Evalúa disponibilidad, perfil, habilidades y conflictos | Exige revisar las asignaciones manualmente |
| Seguimiento | Ofrece indicadores y estados de cobertura | Requiere diseñar cálculos y resúmenes |
Caso práctico de asignación técnica
En un rodaje con puestos de cámara, iluminación, sonido o producción, se registra cada necesidad por fecha y turno. Después se asigna un técnico y se revisa si está disponible, si su perfil coincide, si cumple las habilidades obligatorias y si no supera su límite de turnos.
Problemas frecuentes y soluciones
Si una asignación aparece como Revisar, conviene comprobar que la fila esté completa, que la fecha pertenezca al proyecto y que el profesional tenga una disponibilidad marcada como Disponible para el mismo turno. También deben revisarse el perfil, las habilidades, los conflictos simultáneos y el límite de turnos.
Preguntas frecuentes
¿Qué información necesito para empezar?
Necesitas las fechas del proyecto, los puestos que deben cubrirse, el directorio de profesionales y la disponibilidad de cada persona por fecha y turno.
¿La plantilla comprueba las habilidades técnicas?
Sí. Cada puesto puede incluir hasta dos habilidades obligatorias, que se contrastan con los valores registrados para el técnico asignado.
¿Cómo detecta una doble asignación?
La hoja de cobertura comprueba si un mismo ID técnico aparece más de una vez en la misma fecha y turno y señala el conflicto.
¿Puedo controlar el número máximo de turnos?
Sí. En Equipo se registra el máximo de turnos del proyecto y la plantilla compara ese límite con las asignaciones realizadas.
¿Qué significa el estado Revisar?
Indica que existe una incidencia, como datos incompletos, una fecha incorrecta, falta de disponibilidad, incompatibilidad de perfil o habilidades, conflicto de asignación o límite superado.
