Esta plantilla Excel gratis permite organizar el plan de copias de seguridad de rodaje mediante un registro por cada copia prevista de una tarjeta, unidad o grupo de contenido.
Controla soportes, destinos, ubicaciones, responsables, fechas y checksums, y consulta estados y alertas automáticos para localizar registros pendientes o incidencias.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza las copias previstas, realizadas y verificadas en un único registro.
- Facilita el seguimiento por soporte, destino, ubicación, responsable y fecha.
- Compara los checksums esperado y obtenido para identificar coincidencias o incidencias.
- Resume copias verificadas, atrasadas y pendientes para agilizar la revisión.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura el plan
Revisa en la hoja Configuración el nombre del plan, los proyectos, los soportes, las ubicaciones, los responsables y los métodos de checksum. Define también el mínimo de copias verificadas por grupo.
2. Registra cada copia prevista
Asigna un grupo de origen único a cada tarjeta, unidad o conjunto de contenido y crea una fila por copia. Indica el nivel, el soporte de destino, su identificador, la ubicación, el responsable y la fecha prevista.
3. Completa la ejecución y el checksum
Cuando termine la copia, introduce la fecha realizada, selecciona el método de checksum y pega los valores esperado y obtenido. El archivo calculará el resultado y el estado del registro.
4. Revisa alertas y resumen
Consulta las columnas de separación y revisión para detectar incidencias, duplicados o ubicaciones repetidas. Utiliza la hoja Resumen para comprobar el porcentaje verificado y los recuentos por estado.
Qué controla el plan de copias de seguridad de rodaje
La plantilla registra una fila por cada copia prevista de un grupo de origen. Incluye proyecto, fecha de rodaje, unidad o tarjeta, soporte original, nivel de copia, soporte e identificador de destino, ubicación física, responsable y fechas de planificación y realización.
Verificación mediante checksum
El registro admite SHA-256, MD5 y xxHash64. Al introducir el checksum esperado y el obtenido, las fórmulas indican si la comparación está pendiente, coincide o es diferente, y asignan el estado correspondiente a la copia.
Estados y alertas para la revisión
Las copias pueden aparecer como Sin fecha prevista, Planificada, Atrasada, Pendiente de checksum, Verificada o Incidencia. La plantilla también señala ubicaciones repetidas y revisa posibles identificadores duplicados, fechas incoherentes o longitudes incorrectas de checksum.
Caso práctico durante un rodaje
Para una tarjeta de cámara se asigna un grupo de origen y se crean filas separadas para cada copia prevista. Cada fila identifica su soporte de destino y ubicación. Tras realizar las copias, se registran las fechas y los checksums para comprobar cuáles quedan verificadas y cuáles requieren atención.
Problemas habituales y soluciones
Si una copia no tiene fecha realizada y ya venció la prevista, aparecerá como atrasada. Si falta uno de los checksums, quedará pendiente; si ambos valores son distintos, se marcará como incidencia. Cuando dos copias del mismo origen figuran en una ubicación repetida, la plantilla genera un aviso de separación.
Comparación con una hoja vacía
La plantilla incorpora una estructura y controles ya preparados, mientras que una hoja vacía exige definir manualmente campos, cálculos y criterios de revisión.
| Criterio | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Registro de copias | Campos estructurados para origen, destino, responsable y fechas | Campos por crear manualmente |
| Checksum | Comparación automática entre valor esperado y obtenido | Comparación manual o fórmulas por preparar |
| Estados | Cálculo automático según fechas y checksum | Criterios por definir y aplicar |
| Revisión | Resumen, alertas y gráfico por estado | Seguimiento por construir manualmente |
Alcance de la plantilla
El archivo controla el registro del proceso, pero no realiza las copias ni valida técnicamente los archivos. Tampoco presupone requisitos jurídicos, contractuales, de seguridad o de conservación, por lo que debe utilizarse junto con los procedimientos aplicables al rodaje.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas copias se pueden registrar?
La hoja principal dispone de 100 filas preparadas para registrar copias, desde la fila 6 hasta la 105.
¿Qué métodos de checksum incluye?
La configuración incluye SHA-256, MD5 y xxHash64. El método se selecciona en el registro antes de introducir los valores esperado y obtenido.
¿La plantilla realiza las copias de seguridad?
No. La plantilla documenta y controla el proceso, pero no copia archivos ni valida técnicamente los soportes por sí misma.
¿Cómo identifica una copia atrasada?
Una copia se marca como atrasada cuando no consta una fecha realizada y la fecha prevista ya ha pasado.
¿Qué debe hacerse si falla una copia?
Conviene conservar la fila con la incidencia y registrar la repetición como una nueva copia, sin reutilizar el mismo ID.
