Esta plantilla Excel gratis permite organizar la planificación de localizaciones de rodaje y relacionar cada espacio con las escenas previstas.
Centraliza disponibilidad, contactos, costes, permisos, accesos y restricciones, y ofrece comprobaciones para detectar asignaciones pendientes o conflictos antes del rodaje.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza los datos operativos de localizaciones y escenas en un solo archivo.
- Facilita la comparación de costes, disponibilidad, accesos y valoraciones.
- Detecta asignaciones pendientes, fechas incompatibles y otros datos que requieren revisión.
- Resume el estado de la planificación, los permisos y el coste orientativo asignado.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura los parámetros
Indica la fecha de revisión y ajusta los pesos de sonido, luz, adecuación, accesibilidad y facilidad operativa en la hoja Resumen.
2. Registra las localizaciones
Añade una fila por espacio físico y completa sus contactos, disponibilidad, costes, permisos, accesos, restricciones y valoraciones.
3. Añade y asigna las escenas
Registra las necesidades de cada escena y selecciona el código de la localización correspondiente para recuperar sus datos asociados.
4. Revisa las alertas
Comprueba la disponibilidad en fecha, el coste estimado y el resultado de cada validación antes de confirmar la planificación.
Qué permite organizar esta plantilla
La plantilla reúne la información necesaria para comparar localizaciones de rodaje: tipo de espacio, municipio, contactos, disponibilidad, costes, permisos, acceso para vehículos, aparcamiento, carga y descarga, electricidad, aseos y restricciones.
También vincula cada localización con las escenas asignadas para mantener una visión operativa conjunta de espacios y necesidades de producción.
Comparación frente a una hoja vacía
El archivo ofrece una estructura preparada para planificar localizaciones sin tener que diseñar desde cero campos, cálculos y controles.
| Criterio | Plantilla Excel | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura de datos | Campos definidos para localizaciones y escenas | Debe crearse manualmente |
| Disponibilidad | Comprobación de la fecha frente al intervalo registrado | Revisión manual |
| Costes | Estimación mediante jornadas y costes registrados | Cálculo manual |
| Alertas | Señala conflictos y datos pendientes | Depende de la revisión del usuario |
Valoración y comparación de espacios
Cada localización puede puntuarse del 1 al 5 en sonido, luz, adecuación, accesibilidad y facilidad operativa. Los pesos configurables generan una puntuación ponderada que ayuda a comparar candidaturas con criterios comunes.
La decisión final debe considerar además permisos, costes, restricciones y necesidades concretas de las escenas.
Caso práctico de planificación
Una producción puede registrar varias naves, jardines y hoteles, anotar sus periodos disponibles y asignar cada escena al código del espacio propuesto. Al introducir la fecha y las jornadas previstas, el archivo recupera los datos de la localización y calcula un coste orientativo.
El equipo puede filtrar después las escenas con resultado REVISAR o CONFLICTO antes de marcarlas como confirmadas.
Problemas habituales y soluciones
Si una escena no tiene localización, la plantilla la identifica como pendiente. Si el código no existe, la fecha queda fuera del intervalo disponible o el espacio está descartado, muestra un conflicto. También advierte sobre códigos duplicados, fechas incoherentes y permisos que requieren revisión.
La solución consiste en corregir los datos de origen, actualizar la última comprobación o reasignar la escena a una localización válida.
Alcance de las comprobaciones
La disponibilidad calculada solo verifica que la fecha prevista se encuentre dentro del intervalo registrado. No comprueba franjas horarias, montajes, desmontajes ni reservas simultáneas.
Los costes son orientativos y pueden repetir importes fijos cuando varias escenas usan el mismo espacio. Por ello, la plantilla funciona como apoyo a la planificación y no sustituye las verificaciones de producción ni la documentación acordada.
Preguntas frecuentes
¿Qué información puedo registrar de cada localización?
Puedes registrar identificación, tipo de espacio, ubicación, contactos, disponibilidad, horario, costes, permisos, accesos, servicios, restricciones, valoraciones y fecha de la última comprobación.
¿La plantilla comprueba la disponibilidad automáticamente?
Sí. Comprueba si la fecha prevista de la escena está dentro del intervalo disponible registrado para la localización. No valida horarios, reservas simultáneas, montajes ni desmontajes.
¿Cómo se calcula el coste estimado de una escena?
El cálculo considera las jornadas previstas, el coste por jornada y los importes registrados para permisos y otros costes fijos. El resultado es orientativo y puede repetir costes fijos entre escenas.
¿La plantilla verifica que los permisos sean válidos?
No. El estado del permiso es un dato operativo introducido por el usuario. La plantilla puede señalar estados pendientes o denegados, pero no realiza una verificación externa.
