Esta plantilla Excel gratis permite registrar y controlar másteres, adaptaciones, versiones idiomáticas y otras piezas audiovisuales en un único archivo.
Organiza especificaciones técnicas, canales, idiomas, responsables, fechas, estados y validaciones, con alertas automáticas para priorizar incidencias.
Qué ayuda a controlar esta hoja
- Centraliza másteres, adaptaciones y versiones en un registro común.
- Controla fechas objetivo, entregas, retrasos y próximos vencimientos.
- Separa la validación técnica de la revisión de contenido.
- Detecta datos incompletos, identificadores duplicados y fechas incoherentes.
Qué incluye
Cómo usarla
1. Configura los catálogos
Revisa los tipos de entregable, canales, idiomas, resoluciones, códecs, responsables y estados disponibles. Ajusta también los días de aviso y el horizonte de revisión.
2. Registra cada entregable
Crea una fila independiente para cada máster, adaptación, idioma, resolución o canal. Asigna un ID único y completa las especificaciones técnicas, el responsable y las fechas.
3. Actualiza la entrega y las validaciones
Modifica el estado durante la producción. Cuando deposites el archivo, añade su nombre, fecha de entrega y ubicación, y registra por separado la validación técnica y la de contenido.
4. Revisa alertas y resultados
Consulta las columnas de alerta y revisión para corregir incidencias. Utiliza el resumen para identificar vencimientos, rechazos y registros pendientes de validación.
Qué controla la lista de entregables audiovisuales
La plantilla reúne en una sola tabla la información de cada máster, adaptación, pieza o versión. Permite documentar proyecto, canal, idioma, subtítulos, resolución, relación de aspecto, FPS, códec, contenedor, audio y duración prevista.
También incorpora responsable, fechas, estado, ubicación del archivo y dos validaciones independientes. Así se mantiene una trazabilidad clara de cada entrega desde la solicitud hasta la aprobación.
Seguimiento de fechas y alertas operativas
El archivo calcula los días restantes para los entregables abiertos y la desviación entre la fecha objetivo y la fecha real de entrega. Un valor positivo indica retraso y uno negativo señala una entrega anticipada.
Las alertas permiten reconocer registros validados, pendientes, próximos a vencer, vencidos o rechazados. Los vencimientos se recalculan con la fecha del sistema al abrir o actualizar Excel, lo que facilita una priorización diaria de incidencias.
Validación técnica y de contenido
La revisión técnica y la revisión de contenido se registran por separado mediante estados como Pendiente, Aprobado, Rechazado o No aplica. Esta separación ayuda a saber qué comprobación bloquea el cierre de cada archivo.
Un entregable solo aparece validado cuando figura como entregado y ambas revisiones están aprobadas. Los rechazos permanecen visibles como elementos que requieren corrección, ofreciendo un control diferenciado de la aprobación.
Caso práctico: campaña con múltiples adaptaciones
Una campaña puede necesitar un máster horizontal para YouTube, una adaptación vertical para Instagram y una versión subtitulada en otro idioma. Cada combinación se registra en una fila independiente con su propio ID, formato, canal, responsable y fecha objetivo.
Producción puede consultar el resumen para localizar entregas en curso, mientras postproducción revisa especificaciones y nombres de archivo. Tras la entrega, los responsables completan la ubicación y las dos validaciones para obtener una visión consolidada del avance.
Problemas habituales y soluciones de control
Los errores frecuentes incluyen identificadores repetidos, campos obligatorios vacíos, fechas objetivo anteriores a la solicitud o entregas sin nombre de archivo, fecha o ubicación. La plantilla señala estas situaciones en la revisión del registro.
También advierte cuando se aprueba una validación antes de marcar el entregable como entregado. Estas comprobaciones proporcionan una revisión mínima antes del cierre, aunque las especificaciones definitivas deben confirmarse con el equipo o canal receptor.
Comparativa con una hoja vacía
Frente a una hoja vacía, este XLSX incorpora una estructura preparada para controlar datos técnicos, fechas, validaciones e incidencias sin diseñar el sistema desde cero.
| Criterio | Plantilla Excel de entregables | Hoja vacía |
|---|---|---|
| Estructura de registro | 27 campos preparados | Debe definirse manualmente |
| Normalización de datos | Listas desplegables configurables | Entrada libre sin catálogos iniciales |
| Control de fechas | Días restantes y desviación automáticos | Cálculos creados manualmente |
| Revisión de incidencias | Alertas y comprobaciones automáticas | Revisión manual |
| Resumen | Indicadores, recuentos y gráficos | Debe construirse desde cero |
La principal diferencia es el control operativo ya configurado para un máximo preparado de 100 registros.
Preguntas frecuentes
¿Qué entregables se pueden registrar?
Se pueden registrar másteres finales, adaptaciones, versiones idiomáticas y otras piezas audiovisuales. La recomendación es utilizar una fila distinta para cada combinación de versión, idioma, resolución o canal.
¿Cuántos registros admite la plantilla?
La tabla principal está preparada para 100 entregables, distribuidos entre las filas 2 y 101, con fórmulas y controles aplicados a ese rango.
¿Qué alertas calcula automáticamente?
La plantilla identifica entregables validados, pendientes de validación, en curso, próximos a vencer, vencidos, cancelados o pendientes de corrección. También señala registros con datos que deben revisarse.
¿Cómo se controla una entrega tardía?
La columna de desviación compara la fecha de entrega con la fecha objetivo. Un resultado positivo representa días de retraso y un resultado negativo indica que el archivo se entregó antes del plazo.
¿La plantilla sustituye las especificaciones del canal receptor?
No. Es una herramienta de control interno. La resolución, el códec, el audio y las demás especificaciones definitivas deben confirmarse con el equipo o canal que recibirá el archivo.
